Introducción á documentación

1                                                                                            Resumo

O exercico da documentación é un largo proceso evolutivo no que a súa semente é a comunicación oral. A documentación camiña da man da historia e do desenrrolo do ser humán, dende a época antiga ata a era tecnolóxica. Sen unha definición precisa e estricta para moitos autores a súa función fundamental é mostrar ordeada e clara de información ó usuario que a solicite, información exposta dunha forma ilimitada para o servicio da sociedade.

A documentación axuda a formación a culturalización e á sabiduría en si, unha ciencia que alimenta a outras ciencias diferentes entre si e que á súa vez alimenta o coñecemento da humanidade.

2.                                                                            Palabras clave

Documentación

Biblioteconomía

Información

Usuario

Universidade

Bibliotecas Nacionais

Ciencia

Soporte

Selección Informativa

Mensaxe documental

Centro de documentación

3                                                                                 Introducción

 A documentación ten as súas raíces na biblioteconomía , porque realmente a información non se crea da nada, non existe unha data marcada, un nacemento expontáneo. Simplemente é un exercicio, unha execución que se moldea co paso do tempo , ca evolución do home e todo o que o rodea.

Así, a documentación foi crecendo en paralelo a outras ciencias e alimentou a estas creando unha un círculo no que a extensión informativa é infinita.

 Neste longo percorrido, as diferentes divisións sociais , sexan do tipo que sexan, cada demarcación ou denominación do tempo, en definitiva, cada persoa, cada época, cada cultura aportaron aspectos novos que se converteron en parte do proceso documental. Por iso , non se chega á documentación actual sen valorar antes o significado dunha comunicación oral, que anque non rexistraba ningunha mensaxe, anque fose unha información caduca e confusa, serviu para desenrolar a comunicación entre a sociedade. Con posterioridade, a escritura xa permitiu rexistrar esa mensaxe, a oralidade, evitando a extinción da mesma. Podemos falar da Idade Media e de como o poder relixioso, que anque funesto e velenoso, abriu un importante camiño á recopilación bibliográfica a través dos libros relixiosos de uso diario nas ceremonias de culto, podemos achegarnos á figura do copista,unha especie de imprenta de carne e óso que coa súa grafía rebuscada plasmarou documentos e libros agochados nos recunchos húmidos das igrexas e mosteiros, podemos retroceder as civilizacións antigas, dende as escolas filosóficas gregas ata Roma, pasando pola antiga Mesopotamia ou percorendo os muros da biblioteca de Alexandría. Incluso podemos ver xurdir ás primeiras universidades  e esa necesidade de recopilación e exposición física dos documentos para formar ós futuros profesionais, ainda cun acceso limitado para ás clases sociais, ou a  creación de Bibliotecas Nacionais como enormes depósitos de saber e como acercaron ó publico os diferentes rexistros ideolóxicos e os coñecementos plasmados durante diferentes épocas

Así, a documentación camiñou sempre da man do paso do home, subindo chanzo a chanzo o ascenso ilimitado da historia, e incluso sacando probeito ós horrores que se viron pasar por este mundo.

4                                                                                     Concepto

O concepto de documentación e un proceso que se desenrola ó longo do século pasado.

Todo sen entrar en consideraciós terminolóxicas sobre si a denominación más adecuada para este acto de recopilación e información é Documentación, Informática, Ciencias/s da Información, Información científica, Documentoloxía, etc. polémica que preside a definición de documentación dende Paul Otlet.

Nas orixes da conceptualización da ciencia da documentación está a obra de Paul Otlet, que sitúa o obxeto da documentación no "documento, biblion ou bibliograma". E dicir, unha dualidade formada por soporte e información. O resultado da creación intelectual do home, e obxeto, unha vez reproducido, de cultura ,civilización ,historia e evolución.

A documentación é a ciencia dos documentos, pero también é ciencia auxiliar de todas las ciencias, porque as súas actividades facilitan o desenrrollo de ésta, e a súa vez o desenrolo dela retroalimenta á propia ciencia.

Así, non podemos adquirir un cocpto fixo para definir a documentación, porque a constante adquisición de novos procesos rompe de algún modo a idealización clásica da súa definición.

De todolos xeitos estas son algunas definición que dan algún autores sobre o término Documentacion:

 Definición de Paul Otlet :Ciencia xeral que abarca o conxunto sistemático clasificado dos datos relativos á producción, conservación, circulación e utilización de escritos e documentos de cualquera especie.

Documentación. J.López Yepes: Ciencia xeral que ten por obxeto o estudo do proceso de transmisión e recuperación das fontes para a obtención de nuevo coñecemento.

Documentación. García Gutiérrez: Exomemoria: Información acumulada externamente polo ser humán e/ou o seu proceso lingüístico e informativo.

5                                                                                          Principios

A documentación, como cualquera ciencia, establece unhas relacións entre pensamento, coñecemento e sociedade.

A Documentación ten por obxeto básico a información (elementos de coñecemento producidos polo home) contida en documentos (vehículos de transmisión e dinamización dese coñecemento) e, especialmente, o tratamiento de esa información para facilitar a súa difusión ós usuarios que a necesiten. Si consideramos á documentación como ciencia da información científica, o seu papel social estará directamente relacionado co  propio da ciencia, motor social do coñecemento e do desenrolo. A dimensión que adquire a documentación ao extender o seu campo de acción a outras áreas de coñecemento non estrictamente científica reafirman ainda máis as súas características de fenómeno social.

6                       Características da información de actualidade.

A información de actualidade , trata todo tipo de temas, isto  obliga a establecer variedade de linguaxes. Por outra parte a información de actualidade caracterízase por una gran desigualdade no tratamento dos temas, superficialidade e profundidade coinciden nun  mesmo medio.

 A repetición de contidos en distintos medios ou no mesmo ó longo do tempo plantexan problemas á hora de seleccionar. A obsolescencia da información de actualidade plantexará problemas de conservación e de almacenamento e, por último, a propia linguaxe xornalística e as súas modas , plantexarán problemas na linguaxe documental.

Podemos sinalar estas características.

Coincidencia no mesmo periodo. As mesmas noticias son ofrecidas por todos os medios diarios no mesmo espazo de tempo. Esto sinala a dependencia dos medios nas axencias.

Redundancia cíclica. Centrámonos case sempre en feitos contemporáneos. Determinados acontecementos tieñen unha frecuencia diaria (bolsa, prima de risco…), política (reunión do consello de ministros, sesión parlamentaria…), outros mensuais (IPC, datos do paro…), trimestral (grandes operacións de tráfico) ou anual (Oscars, Novel…).

Desequilibrio de tramento á persoa. Uns poucos persoaxes  absorben o interés dos medios, mentras que outros moitos cítanse poucas vec

Variedade de  de soportes. Teletipos, noticias impresas, comunicados de prensa, grabacións radiofónicas, materiais visuais e audiovisuais etc

Fragmentación da mensaxe. As mensaxes informativas transmítense fragmentadas polo ritmo de captación dos acontecementos diferente ó da publicación ou edición dos medios. Estos soen utilizar unha estructura que que, á su vez, pode continuar xerando novas noticias.

Temporalidade da noticia. A información de actualidade caduca aparentemente, pero cualquera feito pechado pode reabrirse e devolver o protagonismo a persoaxes e feitos con independencia dúa su antiguedade.

Documentos compostos. Textos con fotografías e gráficos, por exemplo, plantexan dificultades de organización documental e de deseño das ferramentas de recuperación documental.

Estratificación de usuarios e usos. Trabállase para usuarios moi diferentes na súa especialización e nos seus obxetivos.

Relatividade de significado. Os documentos xornalísticos cambian so seu significado en distintos contextos e admiten interpretacións diversas por parte dos usuarios.

7                                                                                           Funcións.

A documentación ten como obxeto de traballo a análise do documento, entendido éste como o “conxunto formado por un soporte de información, os datos rexistrados sobre ese soporte e a súa significación, que serve para a consulta, o estudo ou a proba", e son os datos rexistrados, a información, e o seu significado o que trascende ó usuario.

	DOCUMENTO
Soporte		Información
Conservación	Proceso	Linguistico-interpreta.
Almacenamento	Resultado           USUARIO	Mensaxe documental

Así, a documentación engloba información contida en documentos introducidos en calquera tipo de soporte e exposición clara e extensa par a súa utilización .

8                                                                                        Finalidade

Sempre dentro do marco de que a documentación non é un ente con pensamento propio, con capacidade de decisión, polo tanto sen un fin determinado, a súa exposición ten o obxetivo de facilitar información a un usuario, que con esa decisión, determina o limite de información documentada que requira para o seu fin.

Pero se temos que determinar un fin para a documentación, seria mostrar información dunha forma clara e ordeada para que o usuario teña un acceso sen atrancos.

Segundo Paul Otlet, os fins da documentación son:

analizar e ordenar todos os documentos adquiridos para recuperar todos os documentos xerar documentos secundarios, como as bibliografías

conservar todo o pensamento humano realizar o proceso con rapidez.

Pero , sinceramente, eu creo que este proceso que define Otlet, máis ben é o fin do ente que realiza esa labor de recopilación e non da documentación en si.

9                                     Centro de documentación dun medio

Toda empresa informativa, calquera que sexa o seu medio de difusión, prensa, radio ou televisión, necesita, para a elaboración dos seus contidos informativos, do apoio de textos, de información escrita. Polo tanto, a documentación  non é uso exclusivo dos xornais.

O centro de documentación escrita deberá recoller unha amplia serie de documentos e tratalos seguindo o esquema clásico da cadena documental coas peculiaridades propias do entorno de traballo.

 Tipoloxía de centros de información e documentación

·       Centros especializados en documentos primarios ou fontes de información primaria. O seu obxetivo é a  conservación y organización de fontes ou documentos primarios para poñelos a disposición dos usuarios. Entran neste grupo os arquivos, as bibliotecas e as  mediatecas (fototecas, videotecas, etc.) Son centros que acumulan documentos e fontes en función de distintos criterios.

·        Centros e servicios especializados e na difusión de información referencial. Desenrolan funcións de selección de fontes primarias e secundarias e de análise documental (indización y resumen) para preparar distintos servicios de información dirixidos ós usuarios.

Selección de información.

A política de selección dun centro de documentación escrita deberá ter en conta, ademiás dos factores propios da selección en xeral, outros aspectos derivados do propio carácter da información de actualidade.
En primero lugar haberá que determinar que información se selecciona en función do tipo de información que o medio ofrece; así, un medio de información local seleccionará noticias só de carácter local, pero unha axencia informativa internacional deberá recoller todo tipo de noticias. 
 Unea misma noticia puede desnrolarse ó longo de varios días, sendo convinte, en ocasiones, fundir todas elas nunha soa ficha.
Galdón (1986) suxire, para a selección, a aplicación dos seguientes criterios:

·         Criterio de exclusión, consistente en non escoller o que xa se ten; criterio de perdurabilidade, polo cal determinase o grao de permanencia e validez dos artígos de opinión, análises e ideas;

·         Criterio explicativo, para seleccionar artículos que potencien a comunicabilidade y explicación cabal de los hechos;

·         Criterio editorial, polo cal artículos de análise, opinión e ideas que sirvan para fundamentar a lína editorial do xornal serán seleccionados.

·         Criterio limitativo, basado na periodicidade da publicación .

·         Criterios de seguridad de utilización y novedad documental, evaluando o que realmente é susceptible de reutilización e o que é novo.